Vertretungsberechtigte Person: Rolf Pfister IT-Verantwortlicher / Datenschutz-Kontakt: Daniel Roos
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen der Vereinstätigkeit von Sailor Moon Schweiz – Silver Millennium sowie für die Nutzung unserer Website. Sie richtet sich an unsere Vereinsmitglieder, Website-Besucher und weitere Personen, deren Daten wir bearbeiten. Die Datenschutzerklärung orientiert sich am Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).
3. Welche Personendaten wir erheben Im Rahmen der Mitgliedschaft und Vereinstätigkeit erheben wir folgende Personendaten:
• Vor- und Nachname
• Adresse (Strasse, PLZ, Ort)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Nationalität Bei der Nutzung unserer Website werden zudem automatisch technische Daten erhoben (siehe Abschnitt 7).
4. Zweck der Datenbearbeitung Wir bearbeiten Personendaten für folgende Zwecke:
• Mitgliederverwaltung: Führung der Mitgliederliste, Kommunikation mit Mitgliedern
• Beitragseinzug: Jährliche Rechnungsstellung für Mitgliedsbeiträge
• Veranstaltungen: Organisation und Durchführung von Vereinsanlässen
• Kommunikation: Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular oder per E-Mail
• Intranet: Bereitstellung interner Informationen für Mitglieder
5. Rechtsgrundlage Die Bearbeitung der Personendaten erfolgt gestützt auf:
• Vertragsverhältnis (Mitgliedschaft): Die Datenbearbeitung ist zur Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrags erforderlich (Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug).
• Einwilligung: Soweit die Datenbearbeitung über die vertragliche Notwendigkeit hinausgeht, holen wir eine Einwilligung ein.
• Überwiegendes Interesse: In bestimmten Fällen bearbeiten wir Daten gestützt auf ein berechtigtes Interesse (z. B. Vereinsorganisation, Sicherstellung des IT-Betriebs).
6. Weitergabe von Daten an Dritte
Wir geben Personendaten nur an Dritte weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist:
• Hostpoint AG (Hosting-Anbieter unserer Website) – Server-Standort Schweiz
• Meta Platforms (Facebook/Instagram): Wenn du mit unseren Social-Media-Profilen interagierst, gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen. Wir sind keinem Dachverband angeschlossen. Es findet keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken statt. 7. Website und technische Daten
Hosting
Unsere Website wird bei Hostpoint AG, Rapperswil-Jona, Schweiz, gehostet. Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Daten in Server-Logfiles gespeichert (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten). Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs und werden in der Regel nach 30 Tagen gelöscht.
Kontaktformular
Wenn du unser Kontaktformular nutzt, werden die von dir angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung deiner Anfrage gespeichert. Diese Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschliessend bearbeitet ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist gesetzlich erforderlich.
Cookies
Unsere Website kann technisch notwendige Cookies verwenden, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind (z. B. Session-Cookies für das Intranet). Tracking-Cookies oder Analyse-Tools werden nicht eingesetzt
8. Social Media (Instagram und Facebook)
Wir betreiben Auftritte auf Instagram und Facebook. Wenn du unsere Social-Media-Seiten besuchst oder mit diesen interagierst, bearbeitet Meta Platforms Ireland Ltd. deine Daten. Für diese Bearbeitung ist Meta selbst verantwortlich. Bitte beachte die Datenschutzrichtlinien von Meta:
Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
• Mitgliederdaten: Während der Dauer der Mitgliedschaft und bis zur vollständigen Abwicklung (Beiträge, offene Forderungen). Nach Austritt werden die Daten innert 6 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre (gesetzliche Pflicht gemäss OR Art. 958f).
• Kontaktanfragen: Nach Erledigung der Anfrage, spätestens nach 12 Monaten.
10. Deine Rechte
Du hast im Rahmen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) folgende Rechte:
• Auskunftsrecht: Du kannst Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten verlangen.
• Berichtigungsrecht: Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Bearbeitung: Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Datenbearbeitung verlangen. • Widerspruchsrecht: Du kannst der Bearbeitung deiner Daten jederzeit widersprechen.
• Datenherausgabe: Du kannst verlangen, dass dir deine Daten in einem gängigen elektronischen Format herausgegeben werden. Für die Ausübung deiner Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wende dich bitte an: Daniel Roos (IT-Verantwortlicher) E-Mail: info@sailormoonschweiz.ch
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um deine Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Zerstörung zu schützen. Der Zugang zu Mitgliederdaten ist auf die Vereinsleitung und den IT-Verantwortlichen beschränkt. Unsere Website wird über eine verschlüsselte Verbindung (SSL/TLS) betrieben.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Mitglieder über die üblichen Kommunikationskanäle.